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Drei Fragen und Antworten: So klappt der Abschied von Microsoft 365
M365 dominiert den digitalen Arbeitsplatz, doch längst gibt es auch gute Alternativen. Ein Blick darauf, was der Wechsel bringt und wo Kompromisse nötig sind.
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Sie wollen Microsoft 365 loswerden? Dafür gibt es inzwischen gute Alternativen – doch es lauern auch einige Fallstricke auf die Wechselwilligen. Tobias Richter, Titelautor der neuen iX 7/2026, erklärt, was die Konkurrenz besser kann, wo es am meisten knirscht und welche Angebote für wen passen.
Tobias Richter ist Bereichsleiter Business Development bei der Rewion GmbH mit über 20 Jahren IT-Erfahrung und bewegt sich an der Schnittstelle von Beratung, Cloud, KI, Security und Managed Services.
Viele sehen die Stärke von Microsoft 365 und Google Workspace vor allem in der Tiefe der Integration. Können die europäischen Alternativen da mithalten?
Nur teilweise. Genau hier liegt bei unseren Projekten der Kern der Diskussionen. Europäische Alternativen können zwar heute schon viele Workspace-Funktionen wie Mail, Kalender, Dateien oder Chat abdecken, in der Regel fehlt es aber an genau der Tiefe, diese Integration durchgängig durch alle Workspace-Apps zu bringen. Gerade Microsoft 365 und Google Workspace sind nicht deshalb so stark, weil jede einzelne App überlegen wäre, sondern weil der Arbeitskontext übergreifend funktioniert. Ich bin etwa im Meeting und Dokumente im Kontext werden mir direkt zur Zusammenarbeit vorgeschlagen. Das sorgt nicht nur für Nutzerakzeptanz, sondern verwöhnt die User fast im Vergleich zu möglichen anderen Lösungen.
Gerade deswegen ist in der Diskussion wichtig, die Hauptmotivation der Organisation zu benennen. Die europäischen Anbieter zeichnen sich insbesondere durch souveränes Hosting, rechtliche Rahmenbedingungen, Datenkontrolle und die Transparenz ihrer Open-Source-Pakete aus. Für diejenigen, die Souveränität als entscheidenden Faktor für ihre Infrastruktur, Datenhaltung und die Möglichkeit eines Ausstiegs ansehen, gibt es hier tragfähige Lösungen. Wer dagegen die gleiche Integrationstiefe wie bei M365 oder Google erwartet, wird derzeit häufig mit erheblichen Kompromissen leben müssen. Ob das neue Euro-Office in der Lage sein wird, hier Fortschritte zu machen, bleibt abzuwarten.
Wer nach Alternativen sucht, findet integrierte Suiten, modular aufgebaute Angebote und Managed Services. Was empfiehlt sich da für welche Art von Unternehmen oder Organisation?
Grob gesagt sind integrierte Suiten etwas für Organisationen, die zwar von Microsoft oder Google weg wollen, aber sich nicht eigenen Integrationsbetrieb leisten können oder wollen. Also für mittlere Unternehmen, Verwaltungen oder Organisationen mit begrenzten IT-Ressourcen. Wo schlicht die Expertise fehlt oder teuer eingekauft werden müsste, empfehlen sich eher geschlossene einfache Systeme, um den Betriebsaufwand gering zu halten.
Modular funktioniert nur für Unternehmen mit sehr hoher IT-Reife, klarem Architekturanspruch und dem Willen, Identitäten, Integration, Betrieb und Governance dauerhaft selbst zu verantworten. Meist sind dies große Unternehmen, öffentliche Auftraggeber oder stark regulierte Branchen. Dafür hat man maximale Kontrolle über die eigenen Daten, den Betrieb und Abhängigkeiten. Der Nachteil ist die Integrations- und Betriebsverantwortung. Der Zusammenhang zwischen den Systemen muss ständig hergestellt, betrieben und weiterentwickelt werden. Modular heißt also in der Praxis nicht weniger IT, sondern eher mehr.