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Indispensable ? Vraiment sécurisée ? On vous explique la signature électronique pour les entreprises
« Juste une petite signature et c’est parfait… » La validation et l’approbation de documents font partie du quotidien du monde de l’entreprise. Des centaines de papiers transitent, souvent par voie postale, et apportent chaque jour une certaine lourdeur administrative que le travailleur français ne connaît que trop bien.
Pour rester dans la course et ne pas frustrer leurs clients et partenaires, les entreprises ont bien compris que la signature électronique est devenue essentielle. Cependant, des questions demeurent : une signature électronique est-elle sécurisée et offre-t-elle des garanties juridiques concrètes ? On fait le point sur ce sujet qui concerne à la fois les PME et les grands groupes.
Personne n’aime attendre. Pourtant, les processus traditionnels de signature retardent souvent la bonne marche des affaires. Entre l’impression des contrats, l’envoi postal, la numérisation et l’archivage, les délais se chiffrent en jours, voire en semaines. Afin d’éviter des retards qui impliquent des coûts et une baisse de productivité, la signature électronique est une option de choix.
Avec elle, l’échange de documents entre les parties est grandement simplifié. Puisqu’un courrier électronique met quelques secondes à être envoyé, les parties à un contrat peuvent statuer sur un accord de manière quasi immédiate. Ce gain de temps, on le répète, aura un impact significatif sur la bonne communication entre partenaires, sur le chiffre d’affaires de l’entreprise, mais aussi sur l’empreinte carbone de celle-ci.
On a tous eu l’occasion de signer un contrat de plusieurs pages comme si notre vie en dépendait. Qu’en est-il lorsque cette signature est électronique et non plus manuscrite ? Les avantages d’un tel procédé sont nombreux. La signature électronique peut notamment offrir davantage de garanties contre les risques de falsification.
Cette sécurité juridique se concrétise de plusieurs manières. En Europe, c’est le règlement eIDAS (electronic IDentification, Authentication and trust Services) qui établit le cadre des services de confiance électroniques. Il définit notamment trois niveaux de signature électronique :
La signature électronique simple : la plus courante, elle peut prendre la forme d’un simple clic sur une case « J’accepte » ou d’une image de signature. Sa valeur probante est appréciée par le juge en cas de litige.
La signature électronique avancée : elle permet d’identifier le signataire, est créée à l’aide de données que celui-ci peut utiliser sous son contrôle exclusif et permet de détecter toute modification ultérieure du document.
La signature électronique qualifiée : il s’agit du niveau le plus élevé. Elle repose sur un certificat qualifié et un dispositif de création de signature électronique qualifié, garantissant l’identité du signataire et l’intégrité du document avec un haut degré de fiabilité. Elle bénéficie d’une équivalence juridique avec la signature manuscrite dans l’Union européenne.
Il existe des prestataires de services de confiance qualifiés, comme Certyneo, qui permettent de répondre aux exigences du règlement eIDAS. De telles garanties contribuent à sécuriser les transactions numériques des entreprises et à réduire les risques de litiges ou de falsification.