// PUNTO INFORMATICO — INTELLIGENZA ARTIFICIALE
Come usare l’AI su Gmail per gestire la posta e risparmiare tempo
Un messaggio può essere considerato come un momento dedicato a un’altra persona, espresso con parole e tono propri. Affidare quel momento a un’intelligenza artificiale rischia di privarlo del suo significato ancora prima che venga inviato.
Ma tutto ciò che sta attorno a quel momento, ovvero, fare ordine, ricercare, riassumere, individuare le priorità, non ha nulla di personale. Sono lavori amministrativi che consumano tempo e attenzione senza aggiungere alcun valore. Ordinare le comunicazioni promozionali, cercare un allegato sepolto in una conversazione di settimane fa, rileggere venti messaggi per capire cosa è stato deciso, sono compiti che possono tranquillamente essere ceduti a una macchina. E l’AI integrata nella posta di Google può essere utilizzata per gestire il disordine, non per scrivere le email, o almeno, non per forza.
Ecco cinque modi in cui l’AI rende la casella di posta gestibile, senza scrivere un singolo messaggio al posto vostro.
Una casella di posta tradizionale tratta quasi tutte le email allo stesso modo. Una richiesta che attende una risposta può trovarsi accanto a una pubblicità, a una ricevuta automatica o a un messaggio che può essere letto con calma. L’ordine cronologico organizza i messaggi, ma non ne stabilisce la priorità. L’AI di Google cerca di cambiare questo approccio: individua le priorità e raggruppa le conversazioni che potrebbero richiedere un aggiornamento. Invece di partire dall’ultima email ricevuta, si parte così da ciò che potrebbe essere più importante.
È particolarmente utile quando si torna alla posta dopo un’assenza, invece di aprire i messaggi uno per uno per capire cosa è successo, si parte dalle conversazioni che l’AI ha identificato come importanti. L’assistente non capirà sempre perfettamente le priorità, un messaggio dall’aspetto ordinario potrebbe essere urgente per ragioni che solo il destinatario conosce. Il resto della posta va comunque scorso, ma non serve più trattare ogni messaggio non letto come se fosse urgente.
Poche cose fanno venire voglia di chiudere la posta quanto aprire una discussione con decine di nuove risposte. Alcuni messaggi ripetono informazioni precedenti, altri si ramificano in discussioni secondarie, il dettaglio che serve è sepolto da qualche parte nel mezzo. Quando si arriva in fondo, è facile aver dimenticato cosa aveva dato il via allo scambio.
L’AI può riassumere le conversazioni lunghe, raccogliendo i punti chiave e le risposte recenti. Il riassunto dà abbastanza contesto per capire di cosa tratta la discussione e da dove iniziare a leggere.
Per le citazioni esatte, le scadenze precise o le decisioni definitive, il riassunto non è sufficiente, l’AI può attenuare un disaccordo tra due persone o semplificare una sfumatura che nella realtà conta. Per qualsiasi cosa che ha conseguenze, si torna ai messaggi originali. Ma il riassunto risparmia tempo perché indirizza verso le parti della conversazione che richiedono veramente attenzione.
La ricerca tradizionale funziona quando si sa cosa si cerca. Ma spesso tutto ciò che si ricorda è un dettaglio vago, qualcuno aveva consigliato un’applicazione, qualcuno aveva mandato una data per un incontro, un allegato era arrivato, ma il nome del file è un mistero.
L’AI permette di descrivere l’informazione anziché ricordare le parole esatte. Nella posta di Google si può fare una domanda in linguaggio naturale e l’assistente usa i messaggi pertinenti per generare una risposta o mostrare le conversazioni che la contengono. Ad esempio, Che data avevamo concordato per il colloquio?, Chi mi ha mandato le informazioni sul nuovo abbonamento?. La formulazione non deve corrispondere a quella dell’email originale. Come sempre, si apre il messaggio originale prima di usare l’informazione. Il vantaggio è raggiungerlo senza dover ricordare come qualcuno aveva formulato l’oggetto del messaggio tre settimane fa.