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Missing Link: Digitalisierungswüste? Was die Grafschaft Bentheim besser macht
Die digitale Verwaltung lahmt. Ein niedersächsischer Landkreis zeigt, wie konsequentes E-Government mit Bürgerservices von innen heraus gelingen kann.
Wer den jüngsten Bericht der EU-Kommission zur digitalen Dekade aufschlägt, erlebt ein Déjà-vu. Die Befunde für die größte Volkswirtschaft des Kontinents lesen sich wie eine Mängelrüge. Bei digitalen Bürgerservices dümpelt Deutschland mit mageren 78,1 von 100 Punkten dahin und liegt fast sieben Zähler unter dem EU-Durchschnitt von 84,6 Punkten. Noch desaströser fällt die Bilanz bei der elektronischen Identität aus: Magere 15 Prozent der Bevölkerung nutzen die eID-Funktion ihres Personalausweises – im EU-Vergleich der viertletzte Platz.
Die Gründe für die Trägheit sind bekannt: zersplitterte IT-Landschaften, unklare Kompetenzen zwischen Bund, Ländern und Kommunen sowie ein Föderalismus, der sich bei der Verwaltungsmodernisierung oft selbst im Wege steht. Das Onlinezugangsgesetz (OZG) droht so an der Wirklichkeit veralteter Behördenstrukturen zu zerschellen.
Doch die Lähmung der deutschen Verwaltung ist kein Schicksal. Die kommunale Praxis bietet Gegenbeispiele. Im Südwesten Niedersachsens, direkt an der niederländischen Grenze, liegt der Landkreis Grafschaft Bentheim. Hier hat die Administration nicht darauf gewartet, bis in den Ministerien fertige Musterlösungen vom Himmel fallen. Stattdessen schlug der Kreis mit seinen rund 145.000 Einwohnern schon vor über einem Jahrzehnt einen eigenständigen pragmatischen Digitalisierungsweg ein. So leisten im Kreishaus von Nordhorn mittlerweile KI-Telefonbots ihre Dienste und Sprachmodelle durchsuchen parallel digitale Akten. Wie konnte eine ländliche Gemeinde das schaffen, woran viele andere Kommunen seit Jahren scheitern?
Um das Erfolgsgeheimnis der Bad Bentheimer Kreisverwaltung zu verstehen, lohnt ein Rückblick auf das Projekt T-City in Friedrichshafen. Ab 2007 investierten die Deutsche Telekom und die Stadt Millionen, um die Gemeinde am Bodensee zum Vorbild zu machen. Es gab intelligente Stromzähler (Smart Meter), Handy-Tickets und Telemedizin. Doch als die Initiatoren Bilanz zogen, blieb neben Nischenprojekten vor allem Ernüchterung. Ein Schulleiter brachte das Problem auf den Punkt: Man habe sich einen Porsche gekauft, dann aber kein Geld mehr zum Tanken gehabt.
Ein Fehler lag in der zeitlichen Abfolge. Friedrichshafen konzentrierte sich primär auf die Fassade in Form sichtbarer Smart-City-Anwendungen. Die internen Arbeitsabläufe in den Rathäusern blieben dagegen meist unangetastet. „Bentheim hat dagegen zunächst die eigentlichen Hausaufgaben erledigt: Sie hat die internen Verwaltungsprozesse digitalisiert“, sagt Philipp Perplies, Chief Operating Officer (COO) für den öffentlichen Sektor bei der Softwarefirma d.velop. Diese zog der Landkreis für seine Digitalisierungsvorhaben hinzu. Der Grundsatz im Kreishaus lautete: Digitalisierung von innen nach außen.
„Grundsätzlich war unser erster Schritt, die internen Prozesse aufzubauen, Akten und Workflows zu digitalisieren“, berichtet Daniel Keuter, Projektkoordinator Digitalisierung des Landkreises Grafschaft Bentheim. Das war für die Öffentlichkeit zwar zunächst kaum sichtbar, legte aber das Fundament. „Denn man kann analoge Prozesse nicht einfach eins zu eins in die digitale Welt übertragen – sie müssen dafür angepasst werden.“ Die Grundlage der gesamten Digitalisierungsstrategie sei deshalb, zunächst im Hintergrund eine funktionierende digitale Infrastruktur zu schaffen. Online-Anträge brächten wenig, wenn sie anschließend ausgedruckt, eingescannt oder manuell abgetippt werden müssten. Entscheidend seien durchgängige Abläufe. Oft ist die Realität in deutschen Kommunen heute: Der Antrag wird im Bürgerportal zwar digital übermittelt, im Amt aber dann ausgedruckt, in Pappordner geheftet und per Hauspost weitergesandt.
Begonnen hat diese Reise 2013. Als viele Behörden Digitalisierung noch mit der Anschaffung schnellerer Kopiergeräte verwechselten, setzte die Grafschaft im Jobcenter di